Ledelse og styring
God håndtering av prosessvann og slam handler ikke bare om tekniske løsninger – det er også et lederansvar. Anlegget fungerer som planlagt først når drift, internkontroll og kompetanse følges opp systematisk.
Ledelsens ansvar omfatter blant annet å:
- sikre tydelige rutiner for bassengdrift, prøvetaking, slamdisponering og håndtering av støy
- sørge for at ansatte kjenner kravene og har nødvendig opplæring
- følge opp at prøvetaking og kontroller gjennomføres med riktig frekvens
- vurdere analyseresultater og bruke dem aktivt i internkontrollen
- sørge for at avvik registreres, vurderes og lukkes
- sette av nødvendige ressurser til drift, vedlikehold og tømming
- fordele ansvar mellom ledelse, sjåfører, operatører og driftsansvarlige
Tydelig styring gjør det enklere å dokumentere praksis ved tilsyn og redusere risiko for uønskede hendelser.
Ledelsens sjekkliste
Bruk listen i ledergruppen for å sjekke at dere har de viktigste elementene på plass for prosessvann, slam og utslipp etter kapittel 33.
- Ansvar er fordelt for bassengdrift, prøvetaking, slamdisponering og oppfølging av analyser.
- Vi har skriftlige rutiner for de viktigste oppgavene (vask, tømming, prøvetaking, utslipp, avvik).
- Vi har et måle- og analyseprogram med fast frekvens for pH, suspendert stoff og relevante tungmetaller.
- Analyseresultater blir vurdert og lagt inn i internkontrollen.
- Avvik blir registrert, vurdert og fulgt opp med konkrete tiltak.
- Driftspersonell og sjåfører har fått opplæring i rutiner og krav i kapittel 33.
- Vi har oversikt over krav fra Statsforvalteren og eventuelle kommunale vilkår.
Hvis dere må svare «nei» eller «usikker» på flere punkter, kan det være et godt startpunkt for et konkret forbedringsløp.
Hva er en rutine?
En rutine beskriver hvordan en oppgave skal utføres i praksis. Den bør svare på:
- Hva skal gjøres?
- Hvem har ansvar?
- Når og hvor ofte?
- Hvordan skal det gjøres (steg for steg)?
- Hva skal dokumenteres, og hvor lagres det?
En god rutine er konkret, kort og lett å følge. Tenk at en nyansatt skal kunne gjøre oppgaven riktig ved å lese rutinen.
Enkel oppskrift: Slik lager dere en god rutine
Trinn 1 – Velg tema og formål
Start med et avgrenset tema, for eksempel:
- Vask av biler og utstyr
- Tømming av tømmebasseng
- Prøvetaking av utslippsvann
- Lagring og levering av slam
Skriv kort hvorfor rutinen finnes. Eksempel: «Formålet med denne rutinen er å sikre at tømmebassenget driftes i tråd med kapittel 33, og at slam ikke føres videre til sedimenteringsbassenget.»
Trinn 2 – Beskriv hvem, hva og når
- Hvem har hovedansvar?
- Hvem gjør jobben i praksis?
- Hvor ofte skal det gjøres (daglig, ukentlig, månedlig, ved behov)?
Trinn 3 – Skriv en enkel steg-for-steg-beskrivelse
Beskriv oppgaven i rekkefølge med korte setninger og tydelige steg.
Trinn 4 – Avklar dokumentasjon
Avklar hva som skal dokumenteres, for eksempel:
- dato og navn på den som har utført oppgaven
- resultater fra kontroll (for eksempel slamnivå, pH, observerte avvik)
- eventuelle tiltak som er gjennomført
Trinn 5 – Test rutinen i praksis
La den som utfører oppgaven teste rutinen. Juster tekst og rekkefølge til det gir mening i hverdagen.
Trinn 6 – Godkjenning og plassering
Rutinen bør godkjennes av ansvarlig leder og lagres der alle finner den – for eksempel i internkontrollsystemet, på fellesområdet i Teams eller på tavle i kontrollrommet.
Forslag til mal for rutiner
Tabellen under kan brukes som en enkel mal når dere lager nye rutiner. Den kan overføres til Word, Excel eller internkontrollsystemet.
| Felt | Eksempeltekst |
|---|---|
| Rutinenavn | Tømming og kontroll av tømmebasseng |
| Formål | Sikre at tømmebassenget driftes på en måte som hindrer at slam skylles videre til sedimenteringsbassenget, og at kravene i kapittel 33 oppfylles. |
| Omfang | Gjelder alle sjåfører og driftspersonell ved fabrikk X, og omfatter tømmebasseng for returbetong og vaskevann. |
| Ansvar | Driftsleder har hovedansvar. Skiftleder følger opp i det daglige. Operatør fører logg. |
| Frekvens | Visuell kontroll daglig. Måling av slamnivå ukentlig. Tømming ved behov og minimum hver måned. |
| Utførelse (steg for steg) |
1. Sjekk vannspeil og slamnivå ved start av skift. 2. Vurder behov for tømming ut fra merkestaver / referansehøyder. 3. Bestill tømmebil eller internt utstyr ved behov. 4. Registrer tømming i logg (dato, tid, mengde, hvor slammet er levert). |
| Dokumentasjon | Registrering i digital logg eller sjekkliste på papir. Logg lagres i internkontrollsystemet. |
| Avvik og tiltak | Dersom slamnivå overstiger grenseverdi, eller det observeres overløp av slam til neste basseng: registrer avvik og gjennomfør tiltak (ekstra tømming, vurdering av dimensjonering, justering av rutiner). |
Eksempel på kort rutine i tekstform
Rutine: Prøvetaking av utslippsvann ved prøvetakingskum
Formål: Sikre representative prøver av utslippsvann til bruk i dokumentasjon etter kapittel 33.
Ansvar: Driftsleder har hovedansvar. Utpekt operatør gjennomfører prøvetaking.
Frekvens: Kvartalsvis og ved behov (for eksempel ved endringer i drift eller etter avvik).
Utførelse:
- Bestill prøvetakingsutstyr fra laboratoriet ved behov.
- Ta prøve etter veiledningen i «Slik tar du prøver riktig».
- Merk prøveflasker tydelig med dato, tid og prøvetakingspunkt.
- Lever prøvene til laboratoriet samme dag, eller oppbevar dem kaldt i henhold til laboratoriets instruks.
- Registrer dato, tid og hvem som tok prøven i logg.
Dokumentasjon: Analyseresultater lagres i internkontrollsystemet sammen med logg for prøvetaking.
Hvordan koble rutiner til internkontroll
Rutinene bør samles på ett sted i internkontrollsystemet, for eksempel under miljø eller prosessvann. Det bør være tydelig hvordan rutiner for bassengdrift, prøvetaking, slamdisponering og støy henger sammen med måleprogram og avvikshåndtering.
I veiviseren (for eksempel i oppsummeringssteget) kan dere henvise direkte til denne siden når dere vil gi et praktisk eksempel på hvordan rutiner og ansvar kan bygges opp.