Ledelse og styring
God håndtering av prosessvann og slam handler ikke bare om tekniske løsninger – det er også et lederansvar. Anlegget vil bare fungere som planlagt dersom ledelsen følger opp både drift, internkontroll og kompetanse.
Ledelsens ansvar omfatter blant annet å:
- sikre tydelige rutiner for drift av bassenger, prøvetaking, slamdisponering og støy
- sørge for at ansatte er kjent med kravene i forskriften og har nødvendig opplæring
- følge opp at prøvetaking og kontroll gjennomføres med riktig frekvens
- vurdere analyseresultater og bruke dem aktivt i internkontrollen
- sørge for at avvik registreres, vurderes og lukkes
- sette av nødvendige ressurser til drift, vedlikehold og tømming
- fordele ansvar mellom ledelse, sjåfører, operatører og driftsansvarlige
God ledelse er avgjørende for at fabrikkens system for prosessvann og slam fungerer stabilt og i tråd med kravene.
Ledelsens sjekkliste
Denne listen kan brukes i ledergruppen for å sjekke om dere har de viktigste elementene på plass for prosessvann, slam og utslipp etter kapittel 33.
- Vi har fordelt ansvar for bassengdrift, prøvetaking, slamdisponering og oppfølging av analyser.
- Vi har skriftlige rutiner for de viktigste oppgavene (vask, tømming, prøvetaking, utslipp, avvik).
- Vi har et måle- og analyseprogram med fast frekvens for pH, suspendert stoff og relevante tungmetaller.
- Resultater fra analyser blir vurdert og tatt inn i internkontrollen.
- Avvik blir registrert, vurdert og fulgt opp med konkrete tiltak.
- Driftspersonell og sjåfører har fått opplæring i rutiner og krav i kapittel 33.
- Vi har oversikt over hvilke krav som gjelder fra Statsforvalteren og eventuelle kommunale vilkår.
Hvis dere må svare «nei» eller «usikker» på flere punkter, kan det være et godt utgangspunkt for et eget forbedringsarbeid i ledergruppen.
Hva er en rutine?
En rutine beskriver hvordan en oppgave skal utføres i praksis. Den bør svare på:
- Hva skal gjøres?
- Hvem har ansvar?
- Når og hvor ofte?
- Hvordan skal det gjøres (steg for steg)?
- Hva skal dokumenteres, og hvor skal det lagres?
En god rutine er konkret, kortfattet og lett å følge. Tenk at en nyansatt skal kunne forstå oppgaven ved å lese rutinen.
Enkel oppskrift: Slik lager dere en god rutine
Trinn 1 – Velg tema og formål
Start med å velge et avgrenset tema, for eksempel:
- Vask av biler og utstyr
- Tømming av tømmebasseng
- Prøvetaking av utslippsvann
- Lagring og levering av slam
Skriv kort hvorfor rutinen finnes. Eksempel: «Formålet med denne rutinen er å sikre at tømmebassenget driftes i tråd med kapittel 33 og at slam ikke føres videre til sedimenteringsbassenget.»
Trinn 2 – Beskriv hvem, hva og når
Få oversikt over:
- Hvem har hovedansvar?
- Hvem gjør selve jobben?
- Hvor ofte skal det gjøres (daglig, ukentlig, månedlig, ved behov)?
Trinn 3 – Skriv en enkel steg for steg-beskrivelse
Beskriv oppgaven i rekkefølge. Bruk korte setninger og tydelige steg.
Trinn 4 – Avklar dokumentasjon
Avklar hva som skal dokumenteres, for eksempel:
- Dato og navn på den som har utført oppgaven
- Resultater fra kontroll (for eksempel slamnivå, pH, avvik som er observert)
- Eventuelle tiltak som er gjennomført
Trinn 5 – Test rutinen i praksis
La den som faktisk utfører oppgaven prøve rutinen. Juster tekst og rekkefølge til det gir mening i hverdagen.
Trinn 6 – Godkjenning og plassering
Rutinen bør godkjennes av ansvarlig leder og legges et sted der alle finner den – for eksempel i internkontrollsystemet, på fellesområdet i Teams eller på tavle i kontrollrommet.
Forslag til mal for rutiner
Tabellen under kan brukes som enkel mal når dere lager nye rutiner. Den kan overføres til Word, Excel eller et internkontrollsystem.
| Felt | Eksempeltekst |
|---|---|
| Rutinenavn | Tømming og kontroll av tømmebasseng |
| Formål | Sikre at tømmebassenget driftes på en måte som hindrer at slam skylles videre til sedimenteringsbassenget, og at kravene i kapittel 33 oppfylles. |
| Omfang | Gjelder alle sjåfører og driftspersonell ved fabrikk X, og omfatter tømmebasseng for returbetong og vaskevann. |
| Ansvar | Driftsleder har hovedansvar. Skiftleder har ansvar for oppfølging i det daglige. Operatør fører logg. |
| Frekvens | Visuell kontroll daglig. Måling av slamnivå ukentlig. Tømming ved behov og minimum hver måned. |
| Utførelse (steg for steg) |
1. Sjekk vannspeil og slamnivå ved start av skift. 2. Vurder behov for tømming ut fra merkestaver / referansehøyder. 3. Bestill tømmebil eller internt utstyr ved behov. 4. Registrer tømming i logg (dato, tid, mengde, hvor slammet er levert). |
| Dokumentasjon | Registrering i digital logg eller sjekkliste på papir. Logg lagres i internkontrollsystemet. |
| Avvik og tiltak | Dersom slamnivå overstiger grenseverdi, eller det observeres overløp av slam til neste basseng: registrer avvik og gjennomfør tiltak (ekstra tømming, vurdering av dimensjonering, justering av rutiner). |
Eksempel på kort rutine i tekstform
Rutine: Prøvetaking av utslippsvann ved prøvetakingskum
Formål: Sikre representative prøver av utslippsvann til bruk i dokumentasjon etter kapittel 33.
Ansvar: Driftsleder har hovedansvar. Utpekt operatør gjennomfører prøvetaking.
Frekvens: Kvartalsvis og ved behov (for eksempel ved endringer i drift eller etter avvik).
Utførelse:
- Bestill prøvetakingsutstyr fra laboratoriet ved behov.
- Ta prøve etter veiledningen i «Slik tar du prøver riktig».
- Merk prøveflasker tydelig med dato, tid og prøvetakingspunkt.
- Lever prøvene til laboratoriet samme dag, eller oppbevar dem kaldt i henhold til laboratoriets instruks.
- Registrer dato, tid og hvem som tok prøven i logg.
Dokumentasjon: Måleresultater fra laboratoriet lagres i internkontrollsystemet sammen med logg for prøvetaking.
Hvordan koble rutiner til internkontroll
Rutinene bør samles på ett sted i internkontrollsystemet, for eksempel under miljø eller prosessvann. Det bør være tydelig hvordan rutiner for bassengdrift, prøvetaking, slamdisponering og støy henger sammen med måleprogrammet og avvikshåndteringen.
I veilederen (Trinn 11) kan dere henvise direkte til denne siden når dere vil gi et praktisk eksempel på hvordan rutiner og ansvar kan bygges opp.