1. Hva regnes som avvik?
Avvik er hendelser eller forhold som viser at krav, rutiner eller mål ikke er oppfylt. For prosessvann, utslippsvann og slam kan det for eksempel være:
- måleresultat som viser overskridelse av krav eller vilkår
- utslipp til grunn eller overvann utenom planlagt utslippspunkt
- høyt slamnivå i basseng over tid (redusert renseeffekt)
- feil på pH-måler, alarm eller registreringsutstyr
- manglende prøvetaking/analyser i henhold til måleprogram
- slam eller avfall som ikke håndteres i tråd med avtalte rutiner
Avvik kan oppdages i daglig drift, gjennom analyser, intern gjennomgang eller ved tilsyn. Målet er å lære av hendelsen og forebygge gjentakelse.
2. Enkel arbeidsflyt for avvik og tiltak
En tydelig arbeidsflyt gjør det enklere å bruke avvikssystemet i praksis. Bruk gjerne denne som standard:
- Oppdag avviket: noter kort hva som har skjedd, når, hvor og hvem som oppdaget det.
- Sikre situasjonen: stopp/begrens utslipp, sikre basseng/område og varsle ansvarlig person.
- Registrer avviket: fyll ut tabellen og knytt til relevante analyser/kontrollpunkt.
- Vurder årsak: teknisk svikt, rutinesvikt, feil bruk eller andre forhold.
- Planlegg tiltak: hva skal gjøres, frist og hvem som har ansvar.
- Kontroller effekt: vurder om tiltak virker (ved behov ekstra målinger/analyser).
- Lukk avviket: når tiltak er gjennomført og kontrollert, lukk med dato og status.
Ved større eller gjentakende avvik: vurder om rutiner, måleprogram eller tekniske løsninger må oppdateres. Resirkuleringsveilederen (PDF) gir støtte til drift og oppfølging av anlegget.
3. Mal for registrering av avvik og tiltak
Tabellen kan brukes som avvikslogg alene, eller sammen med internkontrollskjemaet. Legg til flere rader ved behov.
| Dato | Avvik / hendelse | Årsak / vurdering | Tiltak | Frist | Ansvarlig | Status / dato lukket |
|---|---|---|---|---|---|---|
Tips: Bruk gjerne “Åpen / Under arbeid / Lukket” i siste kolonne når dere jobber digitalt.
4. Avvik, tilsyn og dialog med myndigheter
En oppdatert oversikt over avvik og tiltak gjør det enklere å forberede seg til tilsyn fra Statsforvalteren og andre myndigheter. Dette er nyttig å ha klart:
- kort oversikt over avvik siste år (prosessvann, utslippsvann og slam)
- status for åpne avvik og planlagte tiltak
- kobling mellom avvik og måleprogram/analyser og drift av resirkuleringsanlegget
- endringer i rutiner, tekniske løsninger eller rollefordeling som følge av avvik
Ved større avvik eller utslipp bør virksomheten vurdere tidlig dialog med Statsforvalteren, og dokumentere hendelse og tiltak skriftlig i internkontrollen.
Slik skriver dere ut skjemaet
Skjemaet kan skrives ut direkte fra nettleseren. Utskriftsvisningen er tilpasset for en ryddig PDF.
Alternativ 1: Skriv ut hele siden
- Åpne siden i nettleseren.
- Trykk Ctrl + P (Windows) eller Cmd + P (Mac).
- Velg “Lagre som PDF” eller skriv ut på papir.
- Sjekk forhåndsvisning: at tabell og felter er tydelige.
Alternativ 2: Skriv ut bare tabellen
- Marker tabellen og teksten rundt hvis dere ønsker et kortere vedlegg.
- Bruk nettleserens utskrift (mulighet for “markert område” varierer mellom nettlesere).
Tips: Arkiver PDF/utskrift i internkontrollsystemet sammen med øvrig dokumentasjon for kapittel 33.