1. Hva regnes som avvik?
Avvik er avgrensede hendelser eller forhold som viser at krav, rutiner eller mål ikke er oppfylt. For prosessvann, utslippsvann og slam kan dette for eksempel være:
- måleresultat som viser overskridelse av grenseverdier i §33
- utslipp til grunn eller overvann utenom planlagt utslippspunkt
- for høyt slamnivå i basseng over lengre tid
- feil på pH-måler, alarmer eller registreringsutstyr
- manglende prøvetaking eller analyser etter måleprogrammet
- avfall eller slam som ikke håndteres etter avtalte rutiner
Avvik kan oppdages gjennom løpende drift, analyser, intern gjennomgang eller tilsyn. Målet er å lære av hendelsen og forebygge gjentakelse.
2. Enkel arbeidsflyt for avvik og tiltak
En enkel og tydelig arbeidsflyt gjør det lettere å bruke avvikssystemet i praksis. Følgende trinn kan brukes som utgangspunkt:
- Oppdagelse av avvik Registrer kort hva som har skjedd, når, hvor og hvem som oppdaget det.
- Sikring av situasjonen Stopp eller begrens utslipp, sikre basseng og området rundt, og informer ansvarlig person.
- Registrering av avvik Fyll ut avvikstabellen og referer til relevante kontrollpunkter eller analyser.
- Årsaksvurdering Vurder hva som er sannsynlig årsak, for eksempel teknisk svikt, rutinesvikt eller feil bruk.
- Planlegging av tiltak Beskriv hvilke tiltak som skal gjennomføres, frist og hvem som har ansvar.
- Kontroll av effekt Vurder om tiltakene har hatt ønsket effekt, og om det er behov for ekstra målinger eller analyser.
- Lukking av avvik Når tiltak er gjennomført og kontrollert, markeres avviket som lukket med dato og signatur.
Ved større avvik eller gjentakende hendelser bør det vurderes om rutiner, måleprogram eller tekniske løsninger skal oppdateres i Resirkuleringsveilederen sin internkontroll.
3. Mal for registrering av avvik og tiltak
Tabellen under kan brukes som egen avvikslogg, eller sammen med internkontrollskjemaet. Ved behov kan flere rader legges til.
| Dato | Avvik / hendelse | Årsak / vurdering | Tiltak | Frist | Ansvarlig | Dato lukket / status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Bruk gjerne fargekoder eller egne merker for å skille åpne og lukkede avvik når skjemaet brukes digitalt. Ved utskrift kan status tydeliggjøres i siste kolonne.
4. Avvik, tilsyn og dialog med myndigheter
En oppdatert oversikt over avvik og tiltak gjør det enklere å forberede seg til tilsyn fra Statsforvalteren og andre myndigheter. Følgende punkter kan være nyttige å ha klare:
- kort oversikt over avvik siste år knyttet til prosessvann, utslippsvann og slam
- status for åpne avvik og hvilke tiltak som er planlagt
- kobling mellom avvik og måleprogram, analyser og bassengløsninger
- eventuelle endringer i rutiner, tekniske løsninger eller ansvar som følge av avvikene
Ved større avvik eller utslipp bør virksomheten vurdere å informere Statsforvalteren tidlig, og dokumentere hendelsen og tiltakene skriftlig. Denne siden kan brukes som støtte sammen med tilsynsskjemaet fra steg-for-steg-veilederen.
Slik skriver du ut skjemaet for avvik og tiltak
Skjemaet kan skrives ut direkte fra nettleseren og brukes i internkontrollen. Utskriftsvisningen er tilpasset for å gi en enkel og ryddig PDF.
Alternativ 1: Skriv ut hele siden
- Åpne siden Avvik og tiltak i nettleseren.
- Trykk Ctrl + P (Windows) eller Cmd + P (Mac).
- Velg Lagre som PDF eller skriv direkte ut på papir.
- Kontroller i forhåndsvisningen at tabellen og feltene kommer tydelig med.
Alternativ 2: Skriv ut bare skjemaet
- Marker skjemaet med avvikstabellen.
- Trykk Ctrl + P eller Cmd + P.
- Velg Skriv ut markert område dersom nettleseren har denne funksjonen.
Tips: Arkiver utskriften eller PDF-filen i internkontrollsystemet sammen med øvrig dokumentasjon for §33.